בעידן המודרני, הצורך בשירותי דואר מאובטחים ואמינים הוא בעל חשיבות עליונה, במיוחד עבור העברת נתונים סודיים או יקרי ערך. זה אומנם נכון שכולנו עושים עוד ועוד פעולות אונליין, אך יש מקרים שבהם זה פשוט לא רלוונטי. לא הכול אנחנו יכולים להעביר רק באימייל. יש הרבה מסמכים, במיוחד כאשר מדובר על דואר רשמי, שאותם אנחנו צריכים לשלוח באופן פיזי. לכן ברור בדיוק במצבים כאלה, גם משרד רו״ח וגם משרד עו״ד, ירצה פתרון אחר. לעיתים קרובות בעלי משרדים כאלה צריכים לשלוח מסמכים או כל מיני מכתבים שחייבים להגיע אל היעד. ראשית, לא פעם מדובר על עניין אישי שלא ניתן יהיה לשלוח בדואר רגיל. שנית, לעיתים הרשמיות של הדברים מחייבת אותנו לבחור באופציה של משלוח דואר רשום. זה נשמע לכם מוכר? אתם שולחים משהו חשוב? הנמען שלכם הוא בית משפט? אם כך, כדאי שתדעו שהאופציה של מעקב אחר דואר רשום יכולה להיות רלוונטית ביותר גם עבורכם.  

מה זה אומר משלוח דואר שאפשר לעקוב אחריו? 

למרות התקדמות הטכנולוגיה, הצורך במשלוח דואר פיזי בישראל, מדינה בעלת תשתית דואר ושילוח מתוחכמת, עדיין קיים. השימוש בשירותי מעקב אחר דואר רשום, הכוללים אישור מסירה, מבטיח לשולח כי הדואר שלו יגיע לנמען המיועד, ללא קשר לתדירות השימוש או לאופי התוכן. כשמנסים לענות על השאלה למה חשוב לשלוח דואר רשום, מגלים שמדובר על משלוח דואר שמציע לנו ביטחון שהדואר יגיע לנמען. דואר רשום הוא שירות דואר המשפר את יכולות האבטחה והמעקב מעבר למה שמציע משלוח דואר רגיל. שירות זה מוערך במיוחד בישראל ובמדינות אחרות לשליחת מסמכים או פריטים בעלי ערך או חשיבות משמעותיים. משרדי עורכי דין וראיית חשבון משתמשים בשירות זה באופן קבוע בשל יתרונות האבטחה הנוספים שהוא מציע. לכל משלוח שנשלח בדואר רשום מוקצה מספר מעקב ייחודי, המאפשר הן לשולח והן לנמען לעקוב אחר מסעו במערכת הדואר. יתר על כן, הדרישה לחתימה בעת המסירה מאשרת כי הפריט התקבל על ידי הצד המיועד או נציג מורשה שלו. דואר רשום כולל לעיתים קרובות גם כיסוי ביטוחי עד ערך מסוים, המספק פיצוי במקרה הלא סביר של אובדן או נזק. לכן, אם עד היום תהיתם למה חשוב לעשות מעקב אחרי דואר רשום והאם זה יכול להתאים גם לכם, בוודאי הבנתם שהתשובה היא כן. זה חשוב וזה נותן שקט נפשי. 

המשמעות של אישור המסירה 

למרות שאתם מבינים למה השירות שלנו חשוב, אתם עדיין לא לגמרי יודעים למה מעקב דואר רשום עם אישור מסירה זה עוד יתרון? כדאי שתבינו: החתימה הזאת שכוללת את אישור המסירה היא למעשה ההוכחה לכך שהדואר לא נעלם. אם תזמינו שירותי משלוח דואר שכולל אישור מסירה, לא תמצאו את עצמכם בסיטואציה של איתור דואר רשום. תוכלו להיות בטוחים שלא משנה אם אתם שולחים מכתב, תרגום עם אפוסטיל או אפילו מתנה יקרת ערך. מה שבטוח זה שעם אישור המסירה, למעשה הנמען שלכם חותם, שחור על גבי לבן, שהדואר התקבל. במידה ומדובר, למשל, על תביעה כלשהי, הנמען לא יוכל לקום ולומר בעוד כמה חודשים שהוא לא יודע על מה מדובר. תהיה לכם הוכחה ברורה שתוכלו להציג על כך שהוא קיבל את מה ששלחתם לו. לכן ברור שאם אתם מזמינים שירות כמו משלוח דואר שכולל דואר רשום, כדאי שהוא גם יכלול אישור מסירה. אתם מוצאים את עצמכם רוצים לשלוח מתנה לבת שלכם לכבוד יום ההולדת? קניתם לה משהו שהוא לא רק יקר- ערך, אלא גם בעל ערך סנטימנטלי? אם כך, ברור שתרצו לעשות הכול כדי להבטיח שהיא תקבל את המתנה שלכם. זה מקרה קלאסי שבו כדאי יהיה לבחור באופציה של משלוח דואר עם אישור מסירה. 

מה קורה אם הדואר לא התקבל? 

חשבתם על האפשרות של משלוח דואר שכולל דואר רשום? עשיתם כל מה שאתם יכולים כדי להבטיח שהצד השני יקבל את החבילה שלכם, או את המסמך, אך בפועל הוא לא קיבל את הדואר? בדיוק כאן נכנס לתמונה הנושא של איתור דואר רשום. אומנם אף אחד לא היה רוצה למצוא את עצמו במצב הזה, אך זה עלול לקרות לכולם. לכן כדאי לדעת שיש לכם את אותו מספר ייחודי שבעזרתו יש לכם אפשרות לעקוב אחר הדואר. לא רק שתבינו האם הנמען קיבל או לא קיבל את הדואר, אלא גם תדעו איפה נמצאים הדברים. ממש כפי שקורה בכל תחום אחר, גם בנושא של משלוח דואר עלולות להיות תקלות. לכן, אם לפחות תוכלו להבין איפה הייתה התקלה, יהיה לכם קל יותר לאתר את אותו מסמך חשוב. מדובר על עניין משמעותי ביותר, במיוחד כאשר מדברים על מסמכים משפטיים או כלכליים. לכן זה לא מפתיע שגם בעידן המודרני עוד ועוד משרדים של רואי חשבון ועורכי דין עושים באופציה הזאת שימוש קבוע.